Hiện nay, việc nắm rõ các quy định lưu trữ hoá đơn điện tử giúp cho doanh nghiệp có thể tránh được những rủi ro và vấn đề pháp lý trong tương lai. Để quản lý và lưu trữ hoá đơn điện tử thuận tiện, đảm bảo được tính hợp pháp, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thông tin chi tiết về quy định lưu trữ hoá đơn điện tử trong bài viết sau đây!
Mục lục
1. Quy định lưu trữ hoá đơn điện tử trong quản lý doanh nghiệp
Quy định lưu trữ hoá đơn được nêu rõ trong Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, bao gồm các quy định sau đây:
1.1. Quy định về phương tiện bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử
Các hoá đơn điện tử cần được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Theo đó, doanh nghiệp có thể sao chép toàn bộ hoá đơn vào các thiết bị lưu trữ như đĩa CD, USB,… hoặc có thể lưu trữ tại các phần mềm quản lý chuyên dụng, email,… để đảm bảo các dữ liệu hoá đơn điện tử được an toàn và bảo mật tuyệt đối.
Các hoá đơn điện tử cần được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử
1.2. Quy định về hình thức lưu trữ hoá đơn điện tử
Các cá nhân, cơ quan, tổ chức được quyền chọn và áp dụng hình thức lưu trữ và quản lý hoá đơn điện tử sao cho phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình.
1.3. Các yếu tố cần được bảo đảm khi lưu trữ hoá đơn điện tử
Đối với việc lưu trữ hoá đơn điện tử, các cá nhân, tổ chức, cơ quan phải đảm bảo được các yếu tố sau:
- Đảm bảo tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, thông tin trong hoá đơn điện tử không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
- Đảm bảo lưu trữ hoá đơn điện tử đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán;
- Khi có yêu cầu, hoá đơn điện tử buộc phải in được ra giấy hoặc tra cứu được.
1.4. Quy định về việc tiêu huỷ hoá đơn điện tử
Hoá đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán được phép tiêu huỷ nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Việc tiêu huỷ hoá đơn điện tử phải đảm bảo không được ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hoá đơn chưa được tiêu huỷ và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.
2. Điều kiện cần để một hoá đơn điện tử được lưu trữ
Tại Điều 11, Thông tư 32/2011/TT-BTC, các doanh nghiệp cần phải đảm hoá đơn điện tử đáp ứng được các điều kiện sau đây:
Có thể truy cập và sử dụng: Mọi thông tin có trong hoá đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi có yêu cầu tham chiếu.
Đảm bảo tính toàn vẹn: Nội dung của hoá đơn điện tử được lưu trữ phải được đảm bảo đủ tin cậy và tính vẹn toàn thông tin giống như chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi hoặc nhận trong khuôn dạng cho phép và thể hiện chính xác nội dung của hoá đơn điện tử đó.
Theo đó, doanh nghiệp cần đảm bảo các thông tin trong hoá đơn điện tử còn đầy đủ và chưa bị thay đổi (trừ trường hợp có sự thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình lưu trữ, trao đổi hoặc hiện thị hoá đơn điện tử)
Đảm bảo đầy đủ thông tin: Hoá đơn điện tử cần phản ánh đầy đủ các thông tin về ngày, giờ, người khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử. 
Một hóa đơn điện tử được lưu trữ cần đạt đủ những điều kiện nào?
3. Lưu ý quan trọng liên quan đến quy định lưu trữ hoá đơn điện tử
Để thuận lợi cho việc lưu trữ hoá đơn điện tử, các doanh nghiệp nên lưu ý đến những điều sau:
3.1. Định dạng của hóa đơn điện tử khi lưu trữ
Doanh nghiệp cần lưu trữ hoá đơn điện tử tối thiểu ở 2 file luôn đi cùng nhau, bao gồm: file dữ liệu hoá đơn (phổ biến nhất là file XML) và file thể hiện nội dung nghiệp vụ của hoá đơn (thường là file PDF).
- File XML: Chứa toàn bộ dữ liệu của hoá đơn và có giá trị pháp lý trong trường hợp chưa bị sửa đổi trong nội dung.
- File PDF: Thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hoá đơn điện tử dưới dạng một từ hoá đơn thông thường và không có giá trị pháp lý.
3.2. Thời hạn lưu trữ hoá đơn điện tử
Hoá đơn điện tử chính là chứng từ kế toán sử dụng để lập báo cáo tài chính và ghi sổ kế toán. Do đó, thời hạn mà hoá đơn điện tử được lưu trữ là 10 năm.
3.3. Xử phạt khi vi phạm về lưu trữ hoá đơn điện tử
Khi các cá nhân, tổ chức, cơ quan có hành vi vi phạm quy định lưu trữ hoá đơn điện tử như lập hoá đơn điện tử sai thời điểm, tự in hoá đơn và khởi tạo hoá đơn điện tử sẽ phải chịu xử phạt. Mức xử phạt sẽ tùy thuộc vào mức độ vi phạm, mức xử nhẹ nhất là cảnh cáo, nặng hơn sẽ là bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.
Để quá trình lưu trữ hoá đơn diễn ra thuận lợi và đảm bảo đáp ứng tốt các tiêu chuẩn quy định của cơ quan nhà nước, doanh nghiệp có thể tham khảo sử dụng VNPT Invoice. 
VNPT Invoice giúp doanh nghiệp có thể lưu trữ hoá đơn điện tử dễ dàng và tiện lợi
Với cách sử dụng đơn giản và tiện lợi, doanh nghiệp có thể cắt giảm chi phí tài nguyên so với việc sử dụng hoá đơn giấy, đồng thời lưu trữ miễn phí dữ liệu với mỗi hóa đơn lên tới hàng chục năm.
>>Xem ngay báo giá VNPT Invoice tại đây và nhận ngay nhiều ưu đãi khi đăng ký dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Có thể thấy rằng các quy định lưu trữ hoá đơn điện tử đầu vào có đặc thù khác với lưu trữ hoá đơn giấy. Tuy nhiên cả hai hình thức lưu trữ này đều có điểm chung là phải tuân theo quy định của pháp luật kế toán về thời gian lưu trữ.
Việc sử dụng phần mềm lưu trữ hoá đơn điện tử của các đơn vị trung gian sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu được các rủi ro về mặt pháp lý và lưu trữ miễn phí dữ liệu. Hy vọng những thông tin trong bài viết có thể giúp bạn nắm rõ được về quy định lưu trữ hoá đơn điện tử. Từ đó lựa chọn được giải pháp lưu trữ hoá đơn điện tử một cách thuận lợi và hiệu quả.
Bình luận về chủ đề post